SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :
1. Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
2. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
3. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.
4. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
5. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.
Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.

Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, industri, dan masih banyak lagi. Juga dalam hal penanggulangan bencana. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.

Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi database. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

SIM DAN BENCANA ALAM

Indonesia merupakan daerah rawan bencana. Bencana Gempa dan Tsunami paling besar telah terjadi di Aceh pada tanggal 26 Desember 2004 dan menelan banyak korban jiwa. Dan akhir-akhir ini gempa bumi yang terjadi di Sumatera Barat, ketika ribuan orang dari berbagai latar belakang ingin datang untuk memberikan pertolongan, tampak jelas bahwa tanpa adanya teknologi informasi dan komunikasi sangat sulit untuk mengkoordinasikan bantuan atau pertolongan secara maksimal.

Ketika bencana terjadi, seringkali respon yang ada bersifat simpang-siur. Tidak hanya banyak orang yang terkena dampak bencana dalam sekejap mata, namun juga berbagai infrastruktur seperti transportasi, komunikasi, manajemen gawat darurat (polisi, rumah sakit, pemadam kebakaran). Atau meskipun infrastrukturnya masih utuh, skala bencana seringkali lebih besar dari yang dapat ditangani oleh sumberdaya lokal. Dengan demikian diperlukan reaksi cepat dari para donatur lokal/asing untuk mendukung masyarakat sipil dan korban agar dapat menangani situasi yang ada. Semua kelompok dan individual ini perlu dikoordinasikan untuk saling melengkapi satu sama lain sehingga bantuan akan lebih efektif. Disinilah letak masalahnya, meskipun bantuan seringkali cukup cepat datang, selalu ada masalah pengkoordinasian dan merekam semua korban yang membutuhkan bantuan.

Teknologi informasi, terutama Geographic Information System (GIS) yang berbasis Open Source Software (OSS) dapat membantu permasalahan manajemen penanganan bencana dengan menghubungkan para donatur, sukarelawan, LSM/NGO dan pemerintah sehingga memungkinkan pihak-pihak tersebut dapat bekerja sebagai satu kesatuan. Selain itu juga membantu penyaluran bantuan secara merata dan seimbang, juga membuat penanganan bencana lebih transparan.

Untuk itu dibangun GIS yang dapat meningkatkan kreativitas dan inovasi juga memacu pengembangan perangkat linak nasional melalui pengembangan open source software; sehingga dapat membantu program pemerintah di bidang TIK terutama untuk penanganan bencana. Diperlukan aplikasi manajemen bencana yang menyediakan penyelesaian masalah penanganan bencana. Aplikasi harus mempunyai fasilitas modul-modul untuk registrasi organisasi, registrasi orang hilang, manajemen bantuan, registrasi barak, manajemen inventaris, sistem katalog untuk mencatat berbagai informasi, pemetaan situasi, manajemen korban bencana, manajemen sukarelawan, pesanan, laporan, sistem sinkronisasi dan administrasi.

Modul registrasi organisasi akan mengkoordinir dan menyeimbangkan distribusi dari organisasi yang ada pada area yang terkena bencana dan menghubungkan kelompok yang ada sehingga mereka bisa bekerja sebagai satu kesatuan. Aplikasi ini tidak hanya melacak dimana organisasi tersebut aktif, tetapi juga layanan yang diberikan oleh organisasi tersebut. Fitur-fitur yang ada meliputi:

1. Mengetahui daftar semua metadata organisasi pemberi bantuan dan kegiatan yang dilakukan di daerah tertentu.
   
2. Mendaftar sukarelawan yang ingin berkontribusi,
3. Mengetahui layanan penting yang disediakan organisasi dan dimana layanan tersebut disediakan,
   
4. Melaporkan layanan dan dukungan yang terkumpul pada suatu daerah dan juga dimana tidak ada layanan bantuan yang tersedia.

Modul registrasi orang hilang akan membantu secara efektif untuk mengurangi trauma dengan membantu mencari orang hilang. Ia berisi informasi tentang orang hilang dan yang ditemukan, sebagaimana informasi dari orang yang melaporkan/mencarinya, meningkatkan kemungkinan orang dapat bertemu dengan orang yang dicarinya. Beberapa fitur yang ada yaitu:

1. Mencari seseorang, baik orang yang hilang atau yang ditemukan,
2. Melaporkan seseorang yang hilang,
   
3. Mengubah seseorang yang hilang,
   
4. Melaporkan seseorang yang ditemukan,
5. Daftar orang yang hilang,
6. Daftar orang yang ditemukan.

Modul manajemen bantuan berguna untuk mencatat dan mencari semua permohonan bantuan yang datang sehingga donator dan pemohon bantuan dapat saling berkoordinasi tentang jumlah bantuan yang ada dan permintaan yang dibutuhkan. Fitur yang ada meliputi:

1. Menambah Permintaan bantuan dan janji bantuan,
   
2. Pencarian bantuan dan daftar bantuan,
   
3. Pemenuhan permintaan.

Modul manajemen barak pengungsi akan memonitor lokasi dan juga jumlah pengungsi dalam berbagai barak yang ada dan juga di tenda-tenda sementara di seputar lokasi terjadinya bencana. Tempat perlindungan dapat berupa kemah, bangunan permanen, rumah sakit berjalan dll. Modul ini berguna mengalokasikan tempat perlindungan dimana ia dibutuhkan, mengetahui kapasitas dan kebutuhan masing-masing tempat. Fitur yang ada meliputi:

1. Menjejak informasi dasar lokasi, fasilitas dan ukuran tempat perlindungan,
2. Integrasi GIS untuk melihat detil lokasi tempat perlindungan,
   
3. Kemampuan untuk menyesuaikan daftar fasilitas penting yang dibutuhkan,
   
4. Kemampuan untuk menyesuaikan daftar detail yang terlacak pada setiap tempat perlindungan,
   
5. Kemampuan untuk menyesuaikan daftar sumberdaya manusia yang terlacak pada setiap tempat perlindungan,
   
6. Laporan dasar tempat perlindungan dan dikelompokkan berdasar area,
   
7. Laporan GIS pada tempat perlindungan.

Modul sistem manajemen inventaris secara efektif mengatur bantuan, sehingga pengiriman barang inventaris ke inventaris yang lain dapat dilakukan, aplikasi ini juga akan memberitahu apabila ada barang yang harus di stok kembali. Fitur yang ada meliputi:

1. Pencarian inventori atau barang tertentu dalam inventori,
   
2. Menambah/mengedit inventori,
   
3. Menambah/Daftar barang,
   
4. Tingkat pemesanan kembali barang yang hampir habis,
   
5. Laporan (barang kadaluarsa, barang rusak, tingkat pemesanan kembali, barang transit,
   
6. Optimasi (barang alternatif, hubungan antar barang, prediksi kebutuhan).

Modul sistem katalog berfungsi untuk mencatat informasi pada katalog dan juga pada satuan unit, digunakan dalam sistem seperti Sistem Manajemen Inventaris dan Sistem Manajemen Permohonan Bantuan . Modul pemetaan situasi menyediakan suatu mekanisme untuk berkolaborasi dengan menyediakan gambaran bencana yang sedang terjadi menggunakan pemetaan online. Selain membantu melihat daerah tertentu, juga menyediakan fasilitas penanda lokasi penting dan kejadian yang terkait dengan lokasi tersebut. Fitur yang tersedia adalah:

1. Menyediakan tampilan berbasis peta pada situasi bencana,
   
2. Memungkin pengguna untuk bekerja sama dengan menambahkan penanda pada lokasi dan kejadian yang terkait pada lokasi bencana.

Modul korban bencana merupakan repositori online terpusat dimana informasi tentang korban bencana dan keluarga, terutama identifikasi tentang hubungan keluarga, pengungsi dan orang terlantar, disimpan. Fitur yang ada meliputi:

1. Menangkap informasi tentang kelompok korban bencana,
   
2. Menangkap informasi tentang setiap korban bencana (individual),
   
3. Fasilitas upload gambar dan sidikjari,
   
4. Pencarian kelompok dan individu yang berbeda,
   
5. Modifikasi informasi kelompok dan individual,
   
6. Laporan.

Modul manajemen sukarelawan digunakan untuk mengatur sukarelawan yang terlibat dalam dalam usaha membantu penanganan bencana. Fitur yang ada meliputi:

1. Detil informasi sukarelawan,
   
2. Pengaturan proyek/pekerjaan untuk sukarelawan.
   
3. Pencarian sukarelawan,
   
4. 
   
5. Fasilitas pengiriman pesan antar sukarelawan.

Modul pesanan merupakan sarana komunikasi sistem SAHANA (GIS berbasis OSS), digunakan untuk mengirim sms, peringatan email dan/atau pesan ke berbagai kelompok atau individual sebelum, selama dan setelah kejadian bencana. Juga menyediakan sarana untuk mengelompokkan nomor HP dan alamat email. Fitur yang ada adalah:

1. Pengaturan kelompok kontak (sms, email, hp dll),
2. Pengiriman pesan,
   
3. Protokol Peringatan Umum.

Modul laporan menyediakan fasilitas pembuatan laporan tentang keadaan terkini dari situasi yang ada. Laporan dapat terdiri dari berbagai format file dan grafik.
Modul sistem sinkronisasi memungkinkan pengguna untuk memindahkan data yang besar dari instalasi SAHANA tertentu ke instalasi SAHANA lain. Fitur yang ada meliputi:

1. Fasilitas ekspor data,
2. Fasilitas impor data,
   
3. Catatan sinkronisasi.

Modul administrasi digunakan untuk mengatur sistem. Hanya pengguna yang diberi hak saja yang bisa mengakses modul ini.

Modul-modul tersebut diatas di bangun dengan menggunakan Geographic Information System yang berbasis Open Source Software; digunakan untuk membantu pengolahan data bencana alam termasuk untuk Tsunami Early Warning System. Merupakan salah satu peran GIS-OSS dalam menangani Bencana